Een spervuur aan vragen: waar moet je op letten als een toezichthouder bij jou aanklopt?

De overheid is verantwoordelijk voor het opstellen van regels waar wij, burgers en bedrijven, ons aan moeten houden. Diezelfde overheid is belast met het instellen van toezicht op de naleving van die regels. Dat toezicht varieert van de inspecteur van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit tot aan de gemeentelijke toezichthouder. Er zijn toezichthouders voor de zorg, financiën, rechtspraak, privacy, consument en markt, leefomgeving en transport, et cetera et cetera. Als bedrijf moet je je aan sommige regels wel houden en aan sommige regels niet en heb je dus met de ene toezichthouder wel te maken en met de andere niet, maar zoals oud premier Ruud Lubbers treffend verwoordde:

We hebben allemaal één ding gemeen en dat is dat we allemaal een hekel aan de overheid hebben.

Een toezichthouder op je stoep:
De toezichthouder kan zich bij je melden: voor een routine controle, omdat er klachten zijn vanuit derden, er een groot incident is waar jouw bedrijf bij betrokken is of omdat je zo grootschalig bent geworden dat een toezichthouder niet meer om jouw bedrijf heen kan. In alle gevallen geldt echter: voor je het weet staat de toezichthouder op je stoep en in bijna alle gevallen onverwacht en (dus) zonder aankondiging. En dan, dan komen de vragen. Ze willen toegang tot gegevens zoals dossiers, administratie, technische (onderhouds-)dossiers. Ze willen toegang tot bedrijfsruimtes om bijvoorbeeld monsters te nemen en in hun eigen laboratoria te testen en ze willen bovenal heel graag weten waarom en hoe bepaalde keuzes zijn gemaakt. Het liefst allemaal tegelijk en binnen 14 dagen, je kent het wel.

Helemaal niet erg, ik heb niks te verbergen zul je nu misschien wel denken. Maar wat nu als door de vele vragen ineens duidelijk wordt dat ze de vinger feilloos op de zere plek leggen? Wat nu als ze net dat ene puntje vinden waar je niet aan had gedacht terwijl je er wel aan had moeten denken?

Dan pas besef je dat je eigenlijk ieder informatieverzoek van de overheid vanaf het begin kritisch moet bekijken voordat je er antwoord op geeft, want ook de toezichthouder is weer aan regeltjes gebonden.

Wie stelt de vragen, waarover en wat wordt er gevraagd?
De eerste vraag die gesteld moet worden is of er daadwerkelijk sprake is van een toezichthouder. De wet bepaald namelijk wie een toezichthouder is en waar hij toezicht op mag houden. Deze vraag is nog redelijk simpel te beantwoorden omdat iedere toezichthouder zich als zodanig moet kunnen legitimeren. De volgende vraag die gesteld kan worden is: waar wordt toezicht op gehouden? Een toezichthouder heeft een specifiek en strak afgebakend gebied waarop hij toezicht houdt. Elke vraag die hij stelt moet op het toezicht van dat gebied betrekking hebben.

De wet bepaalt vervolgens dat de toezichthouder met het doel om toezicht te houden op zijn vakgebied mag vragen om inlichtingen, inzage in stukken, het nemen van monsters het onderzoeken van voertuigen. Wel moet de toezichthouder vermelden met welk doel hij de vragen stelt. Daarnaast mag de toezichthouder de vragen alleen stellen als dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor zijn onderzoek en moet hij altijd proberen om de burger zo min mogelijk te belasten. Ook mag de vraag om informatie niet te ruim zijn geformuleerd en mag de toezichthouder alleen om feiten vragen en niet om meningen. Ten slotte moet hij, zoals in dit blog al steeds wordt geschreven, eerst vragen om de informatie voor dat hij de informatie, al dan niet onder begeleiding van politie vordert.

Medewerking met toezichthouder.
In beginsel geldt dat als een bovenstaande vereisten is voldaan er een medewerkingsplicht is voor alle betrokkenen. Deze medewerkingsplicht geldt niet als tegen de vragen een geheimhoudingsplicht kan worden ingeroepen.

Daarnaast moet nog onderscheid gemaakt worden tussen de (meer informele) vraag om informatie of de vordering om die informatie. Ingeval van inlichtingen en inzage in stukken kan de toezichthouder naast de vraag namelijk ook medewerking vorderen. Bij een vraag om deze informatie is medewerking niet verplicht terwijl bij een vordering de medewerking op strafrechtelijke sanctie wel verplicht is. Een ander verschil is dat de informele vraag aan minder regels gebonden is. Het is dus verstandig om helder te krijgen of er alleen om informatie gevraagd wordt of die informatie van je gevorderd wordt.

Het advies is dan ook dat het gedurende het gehele toezichtproces verstandig is om op de hoogte te zijn van jouw positie ten opzichte van de toezichthouder en om voor jezelf helder te hebben wat je rechten en plichten zijn in jouw specifieke geval. Staat de toezichthouder op jouw stoep? De advocaten van Fifth kunnen je bijstaan om het onderzoek vlot te laten verlopen zonder dat u wellicht te veel informatie prijsgeeft. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Nieuwsgierig naar dit onderwerp? Marieke Coumans geeft hierover op 14 mei een presentatie op het Safety Event 2019 in Eindhoven.