Bedrijf opgericht, en nu?

Je bent bij de notaris geweest (voor een oprichtingsakte en statuten), je hebt je ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel, de belastingdienst weet jouw onderneming ook te vinden, een boekhouder of accountant is in de arm genomen voor het financiële stuk.

Zo, alles geregeld voor de onderneming …of toch niet?

Vaak heeft een accountant of een boekhouder ook nog wel juridisch advies en standaard documenten, of je plukt wat van internet….(en hoewel je het eigenlijk wel weet) maar dáár schuilt nu net het gevaar.

Los van het auteursrecht dat vaak op die stukken ligt, is het nog maar de vraag of die documenten up-to-date zijn en de lading dekken. Zijn de meest recente wetswijzigingen wel verwerkt in het document? Staat in het document wel wat bedoeld wordt? Wees dus kritisch. En stel je vooral de vraag: heb je wel alle benodigde documenten en maatregelen in huis?

Bij een snelle juridische check komen wij soms de gekste dingen tegen. En dat kan van iets relatief simpel of klein zijn, bijvoorbeeld; er zijn wel algemene voorwaarden, maar die worden nooit gebruikt of iets groters, namelijk een bedrijf met 5.000 werknemers zonder een Ondernemersraad (OR).

Benodigde documenten, wat dacht je van:

Lever je producten of diensten?

Bij producten: heb je een bevestiging van de bestelling? Gebruik je verkoopvoorwaarden? Heb je partijen waarmee je een vaste relatie hebt en een raamovereenkomst of distributieovereenkomst aan zou moeten gaan?

Bij diensten: heb je een overeenkomst van opdracht? Of gebruik je alleen een offerte als opdracht?

Waar is je onderneming gevestigd?

Huur je een bedrijfsruimte en heb je daarvoor een overeenkomst gesloten (nog los van de vraag of je eigenlijk wel weet wat er in geschreven staat)?

Doe jij aan Marketing?

Welke ondernemer heeft er nu tegenwoordig geen site meer. Staat daar wel een privacyverklaring op? En een disclaimer? Wat wil je eigenlijk doen met alle informatie die je van en over je klanten krijgt en hoe zorg je ervoor dat dat juridisch goed geborgd is?

Werk je alleen of ook met anderen? Zijn de anderen aandeelhouders of in loondienst?

Bij aandeelhouders: heb je een aandeelhoudersovereenkomst? En een managementovereenkomst? Vanuit welke onderneming ontvang je salaris en heb je daarmee een arbeidsovereenkomst?

Bij loondienst: heb je een recente arbeidsovereenkomst waarin ook bepalingen omtrent privacy zijn opgenomen? Is er al gedacht aan een personeelshandboek? En een Risico Inventarisatie en Evaluatie? Is er een preventiemedewerker aangesteld? Heb je een overeenkomst met een arbodeskundige of bedrijfsarts?

En voor het werken met derden: onder welke condities gebeurt dat? Werken zij met de data van en over jouw klanten – en heb je dan een verwerkersovereenkomst?

Welke documenten je nodig hebt is natuurlijk voor ieder geval anders. Een aantal documenten zijn wel echt onmisbaar, zoals:

  • Algemenevoorwaarden
  • Inkoopovereenkomsten/of een samenwerkingsovereenkomst
  • Opdrachtovereenkomst (of een andere vorm)
  • Aandeelhoudersovereenkomst (als aanvulling op de statuten)
  • Huurovereenkomst
  • Een overeenkomst met betrekking tot geheimhouding of intellectuele eigendommen
  • Privacyverklaring
  • Privacybeleid
  • Disclaimer

En als je met anderen gaat samenwerken:

  • Verwerkersovereenkomst
  • Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
  • Personeelshandboek of huisregels
  • Risico Inventarisatie en Evaluatie (en denk daarbij ook aan onder andere bedrijfshulpverleners, preventiemedewerker)
  • Een overeenkomst met een arbodeskundige en/of bedrijfsarts

Welke documenten je nodig hebt, is per situatie verschillend. Over het algemeen zijn het er iets meer dan vooraf gedacht wordt.

Juiste inhoud

Wetswijzigingen zijn van alle dag en documenten die je bij de start van je onderneming hebt gekregen of gekocht zijn alweer sneller achterhaald dan je zou denken (en dan gaan we er van uit dat ze bij de start juridisch juist zijn). Periodieke herziening is daarom wel zo verstandig en nodig. Het is natuurlijk logisch dat dat niet je hoogste prioriteit heeft. In de meeste gevallen is het namelijk niet je corebusiness en levert het dus ook niet (direct) geld op. Maar houdt in gedachten dat het in de toekomst heel veel geld kan schelen, doordat je wellicht geen slopende procedures hoeft te starten en te betalen (waarna je alsnog de documenten aanschaft of wijzigt) en dat de aansprakelijkheid jouw onderneming niet de kop kost.

Het belangrijkste is dat je weet waar je eigenlijk aan moet voldoen en wat de daarbij behorende risico’s zijn als je dat niet doet. Dan kun je als (startende) ondernemer daarin een weloverwogen beslissing nemen.

Bij onze relaties voeren we vaak een snelle check uit op een van de hierboven genoemde onderwerpen. Als blijkt dat er zaken ontbreken, bespreken we dat en maken we het zo snel mogelijk in orde. Wil jij wel weten waar je aan toe bent; wat de status is van je stukken, wat je eigenlijk zou moeten regelen of welke risico’s je loopt? Laat het ons weten via info@fifthadvocatuur.nl en we kunnen je via een checklist al een heel eind op weg helpen.